Kravet på att originaldokument alltid måste sparas som transaktionsunderlag försvinner. Detta efter att regeringen, i mars, lade fram en proposition om att avskaffa det kravet. För många företagare skulle förändringen spara stora summor per år. 

Idag finns flera företagskort som erbjuder enkel kvittohantering vid kortinköp. Det vanligaste är att kvittot fotas och att fotot laddas upp i kortets tillhörande app. Många kort har även automatisk bokföring av underlagen, vilket därmed sker direkt efter att dessa foton laddats upp. 

Men enligt gällande lag behöver ändå det fysiska kvittot sparas. Detta utifrån att lagen anger att räkenskapsinformation, i dess originalform, måste sparas i drygt 3 år. Trots att kvittot är digitalt sparat, och används som bokföringsunderlag, har det alltså även behövt sparats i fysisk form. 

Ändring som förenklar

I proposition 2023/24:78 ”Avskaffat krav på bevarande av räkenskapsinformation i original” föreslår regeringen att digitaliserade kvitton ska räcka och att de fysiska därmed inte längre behöver sparas. För många företag skulle en sådan förändring innebära stora kostnadsbesparingar. Enligt propositionen skulle de svenska företagen spara totalt 3,9 miljarder per år.  I regeringens pressmeddelande säger justitieministern, Gunnar Strömmer, att ändringen kommer att förbättra förutsättningarna för de svenska företagen avsevärt. 

Det här innebär en avsevärd förenkling för många företag, som kommer att slippa onödig administration och obefogade kostnader. Det är hög tid för att anpassa dessa regler efter den digitala utvecklingen

I propositionen anges att underlaget, i originalform, inte behöver sparas om ”..,räkenskapsinformationen överförs till en annan form och överföringen med hänsyn till tekniska metoder, organisatoriska åtgärder och övriga omständigheter inte innebär någon risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner.”

I likhet med tidigare finns alltså ett tydligt säkerhetskrav kring bevarandet av räkenskapsinformationen och ansvaret att spara informationen på ett tillräckligt säkert sätt ligger på företaget. 

Detta beslutet röstades igenom 22 maj och gäller nu.